Wanneer HubSpot niet genoeg is (en wat je dan doet)

HubSpot is een geweldige CRM. Voor de meeste bedrijven is het meer dan genoeg.

Maar er komt een moment dat je tegen de limieten aanloopt. En dan moet je kiezen:

1. Blijven en workarounds bouwen
2. Migreren naar iets anders

De vraag is: wanneer ben je daar?

Tekenen dat je HubSpot outgrowt

1. Je hebt complexe multi-product deals

HubSpot deal = 1 product of “bundel”. Werkt prima voor simpele sales.

Maar als je deals hebt met:

• 5+ verschillende producten
• Elk met eigen pricing
• Elk met eigen renewal cyclus
• Elk met eigen discounts

Dan wordt HubSpot pijnlijk. Line items helpen, maar het is niet ideaal.

2. Je hebt complexe revenue models

Je werkt met:

• Subscriptions + one-time fees
• Multiple currencies
• Usage-based pricing
• Multi-year contracts met jaarlijkse escalation

HubSpot kan basis subscription tracking. Maar zodra het complex wordt, bouw je spreadsheets eromheen.

3. Je sales proces heeft 10+ stappen

HubSpot pipelines werken goed tot ~7 stages. Daarna wordt het onoverzichtelijk.

Als je enterprise sales doet met:

• Technical validation
• Security review
• Legal review
• Procurement process
• C-level approval

Dan heb je meer granulariteit nodig dan HubSpot biedt.

4. Je hebt advanced territory management nodig

Sales moet automatisch assigned worden op basis van:

• Geo
• Industry
• Company size
• Product line
• Account tier
• Previous relationship

HubSpot kan basis assignment. Maar complexe territory rules? Dat wordt handmatig werk of custom code.

5. Je hebt 50+ integraties

Je tech stack is groot. Je hebt integraties met:

• ERP (NetSuite, SAP)
• Custom billing
• Support systeem
• Product analytics
• Data warehouse
• Custom tools

HubSpot heeft goede integraties. Maar op een gegeven moment ben je meer bezig met “sync errors” fixen dan met je werk.

Wat je NIET moet doen

Meteen migreren naar Salesforce

Dat is de default keuze. En meestal de verkeerde.

Salesforce lost HubSpot’s problemen op. Maar het creëert nieuwe:

• Veel duurder (€150-300 per user per maand)
• Complexer (je hebt een Salesforce admin nodig)
• Langzamere implementatie (6-12 maanden vs 1-2 maanden)

Migreer alleen naar Salesforce als je echt die enterprise features nodig hebt. Niet omdat “grote bedrijven Salesforce gebruiken”.

Wat je WEL moet doen eerst

1. Evalueer: is het echt HubSpot’s limiet?

Vaak is het probleem niet HubSpot. Het is:

• Je proces is te complex (versimpel het)
• Je configuratie is verkeerd (fix it)
• Je team weet niet hoe het werkt (train ze)

Vraag jezelf: als we naar Salesforce gaan, lost dat DIT probleem op? Of verplaatst het alleen het probleem?

2. Probeer workarounds

Voor veel edge cases kun je workarounds bouwen:

• Custom objects voor complexe data
• Workflows voor automation
• Calculated properties voor custom logic
• Externe tools die sync naar HubSpot

Is het ideaal? Nee. Werkt het? Vaak wel.

3. Bereken de échte kosten

Niet alleen license kosten.

HubSpot Professional:

• €800/maand voor 5 users
• 1-2 dagen per maand maintenance
• Totaal: ~€1.200/maand

Salesforce Enterprise:

• €1.500/maand voor 5 users
• 0.5 FTE Salesforce admin (~€3.000/maand)
• Consultants voor customization (~€2.000/maand)
• Totaal: ~€6.500/maand

Het verschil is €5.300 per maand. Zijn die extra features dat waard?

Alternatieven voor Salesforce

Je hoeft niet direct naar Salesforce.

Pipe drive:

• Simpeler dan Salesforce
• Goedkoper dan Salesforce
• Goede middenweg

Close:

• Focus op inside sales
• Simpel, fast
• Goed voor high-velocity sales

Custom build (last resort):

• Als je echt unieke behoeften hebt
• Maar realiseer: je bouwt niet alleen een CRM, je onderhoudt het ook

Wanneer WEL migreren

Je moet echt migreren als:

1. Je tegen HubSpot’s harde limieten aanloopt (niet workarounds mogelijk)
2. Je team dagelijks 1+ uur kwijt is aan manual workarounds
3. Je sales cycle vertraagt door CRM limitaties
4. Je calculatie: cost van migratie < cost van blijven

Als 3 van de 4 waar zijn: overweeg migratie.

Migratie in de praktijk

Fase 1: Proof of concept (4 weken)

• Setup Salesforce met 5% van je data
• Test je belangrijkste workflows
• Laat sales team ermee werken

Fase 2: Full migration (8-12 weken)

• Data migratie (2-3 weken)
• Process mapping (2 weken)
• Automation setup (3-4 weken)
• Testing (1-2 weken)
• Training (1 week)
• Go-live

Fase 3: Optimization (ongoing)

• Eerste 3 maanden: veel aanpassingen
• Maand 4-6: stabiliseren
• Maand 7+: optimaliseren

Totaal: verwacht 6 maanden tot het soepel loopt.

De realiteit

90% van de bedrijven die HubSpot “outgroeien”, hadden het kunnen blijven gebruiken met betere configuratie.

Maar die 10% die het écht nodig hebben: voor hen is migratie de juiste keuze.

De vraag is: ben jij die 10%?

Start hier: Lijst de 3 grootste problemen met HubSpot. Voor elk probleem: kun je een workaround bouwen? Zo ja, hoeveel tijd kost dat per maand?

Als workarounds meer kosten dan migratie: migreer.
Anders: blijf en optimaliseer.