Waarom je CRM niet wordt gebruikt (en wat je eraan doet)

Je hebt een CRM. Het kostte 3 maanden om te implementeren. Het kost €3.000 per maand.

En niemand gebruikt het.

Sales werkt in Excel. Marketing checkt alleen de dashboard. En jij vraagt je af waarom je überhaupt een CRM hebt.

Het echte probleem

Het CRM is niet het probleem. De implementatie is het probleem.

Je hebt een systeem gebouwd voor wat je WILDE dat je team deed. Niet voor wat ze DAADWERKELIJK doen.

Voorbeeld:

Je CRM vraagt 15 velden per lead. Sales moet invullen:

• Bedrijfsgrootte
• Industry
• Budget
• Decision maker
• Pain points
• Next steps
• Forecast date
• … en nog 8 velden

Sales denkt: “Ik moet bellen. Ik heb geen tijd voor administratie.”

Dus wat gebeurt er? Ze skippen het. Of ze vullen het snel in met “TBD” overal.

En nu heb je een CRM vol met data die niks zegt.

Waarom teams hun CRM niet gebruiken

Reden 1: Te veel velden

Elk veld voelt belangrijk voor management. Maar voor sales is het friction.

Als je 15 velden moet invullen, vul je er 0 goed in. Als je 3 velden moet invullen, doe je het wel.

Reden 2: Het levert niks op voor de gebruiker

“Waarom moet ik dit invullen?” vraagt sales.

Antwoord: “Voor rapportage.”

Dat is geen motivatie. Dat is een chore.

Als je CRM niks oplevert voor degene die het gebruikt, zal het niet worden gebruikt.

Reden 3: Het past niet in hun workflow

Sales werkt in Gmail en Slack. Je CRM is een apart tabblad dat ze eens per week openen.

Als je CRM niet daar is waar je team werkt, wordt het niet gebruikt.

Hoe je het fixt

1. Reduceer het aantal velden naar max 5 verplichte

Niet: 15 velden die “nice to have” zijn
Wel: 5 velden die absoluut nodig zijn om je werk te doen

Bijvoorbeeld:

• Contact naam
• Bedrijf
• Status
• Next step
• Owner

Dat is het. De rest is optioneel.

2. Maak het waardevol voor de gebruiker

Niet: “Vul dit in voor rapportage”
Wel: “Als je dit invult, krijg je automatisch een reminder voor follow-up”

Of: “Als je dit invult, zie je direct vergelijkbare deals en wat er werkte”

Het CRM moet iets GEVEN, niet alleen maar NEMEN.

3. Integreer in hun workflow

Sales leeft in Gmail? → Gmail integratie
Sales leeft in Slack? → Slack notificaties
Sales leeft in WhatsApp? → WhatsApp integratie

Ga naar waar je team is. Verwacht niet dat ze naar jouw systeem komen.

4. Train niet in features, train in “waarom”

Niet: “Hier klik je voor een nieuwe lead, hier klik je voor een activity, hier…”
Wel: “Je wilt niet vergeten om prospects op te volgen, right? Dit systeem helpt je daarmee.”

Als mensen snappen WAAROM, doen ze het. Als ze alleen weten HOE, doen ze het niet.

De grootste fout

Denken dat je team “lui” is.

Je team is niet lui. Je team wil gewoon hun werk doen. En jouw CRM maakt dat moeilijker, niet makkelijker.

Dus pakken ze de weg van de minste weerstand: Excel.

Wat wel werkt

Start simpel

Begin met 3 velden. Zorg dat iedereen die 3 velden goed invult. Dan voeg je er 1 bij.

Niet alles tegelijk. Stap voor stap.

Maak het visueel waardevol

Niet: data in tabellen
Wel: “Je hebt 5 follow-ups deze week” direct zichtbaar als je inlogt

Als de eerste 3 seconden in je CRM waardevol zijn, komen mensen terug.

Vier kleine successes

Team begint het te gebruiken? Deel het. “Sales heeft deze week 100% data quality. Goed bezig!”

Mensen willen niet gefaald worden op admin. Maar ze willen wel gezien worden als ze het goed doen.

De realiteit

100% adoption is een mythe. 80% is excellent.

Er zal altijd iemand zijn die Excel blijft gebruiken. Dat is oké.

Focus op de 80% die WEL mee wil, als je het makkelijk genoeg maakt.

Start hier: vraag je team wat het grootste probleem is met jullie CRM. Niet wat JIJ denkt. Wat ZIJ zeggen.

Die feedback is je roadmap.