Waarom je CRM data niet klopt (en hoe je het fixt)

Je hebt een CRM. Je hebt een spreadsheet. Je hebt een dashboard. En allemaal tellen ze iets anders.

Niet omdat je systemen kapot zijn. Maar omdat niemand heeft gedefinieerd wat een “lead” eigenlijk is.

Het echte probleem

Marketing telt iedereen die een formulier invult, sales telt alleen prospects die ze hebben gebeld, en finance kijkt naar deals die gesloten zijn. Niemand spreekt dezelfde taal.

Het resultaat: voor elke management meeting bouw je handmatig een rapport in Excel omdat je je eigen CRM niet vertrouwt.

Hoe je het fixt

1. Definieer je lifecycle stages

Niet in theorie. In praktijk. Wat is het verschil tussen een MQL en een SQL? Wie bepaalt dat? Wanneer verschuift iemand van de ene fase naar de volgende?

Schrijf het op. Twee A4’tjes max. Als je meer nodig hebt, is het te complex.

2. Bouw één bron van waarheid

Kies je CRM als leidende systeem. Alles wat niet in je CRM staat, bestaat niet. Klinkt hard, maar het werkt.

Export naar Excel mag. Maar data updates gebeuren alleen in je CRM. Nooit andersom.

3. Automatiseer de basis

Wanneer een lead binnenkomt krijgt deze automatisch een status, als een deal wordt gewonnen volgt er een forecast update, en als een contact niet reageert wordt de status ‘cold’.

Dit zijn geen fancy workflows, maar basisadministratie die je niet handmatig wilt doen.

4. Weekly check: is de data nog accuraat?

Neem 10 minuten per week voor een random sample van 10 records en check of de status klopt, of de owner klopt, en of de last activity date accuraat is.

Als 8 van de 10 niet kloppen heb je een probleem, maar als 2 van de 10 niet kloppen ben je gewoon bezig met normaal onderhoud.

Wat je niet moet doen

Bouw geen nieuw dashboard (je hebt er al 5 die niemand gebruikt), plan geen data cleaning project van 6 maanden (tegen die tijd is je data weer vies), en probeer niet alle historische data perfect te maken. Focus op nieuwe data en fix de history later.

De realiteit

Perfecte data bestaat niet. Maar bruikbare data bestaat wel.

80% accuraat is goed genoeg om beslissingen op te nemen. 100% accuraat kost 10x meer tijd en levert 2% betere beslissingen op.

Fix eerst de toekomst. Dan de history.

Vraag jezelf af: als ik vandaag een nieuwe lead krijg, kan ik over 2 weken zien wat ermee gebeurd is? Zo niet, fix dat eerst.