Je pipeline is niet je forecast (hier is het verschil)

Je hebt €500k in je pipeline. Finance vraagt: “Hoeveel sluiten we deze maand?”

Je zegt: “€500k in pipeline.”

Ze zeggen: “Ja, maar hoeveel gaan we écht sluiten?”

Stilte.

Je pipeline is niet je forecast. Het is je wishlist.

Het probleem

Pipeline = alles wat ooit misschien zou kunnen sluiten

Forecast = wat je realistisch verwacht te sluiten, wanneer

Marketing kijkt naar pipeline en denkt: “We doen het goed!” Sales kijkt naar pipeline en denkt: “Alles is mogelijk!” Finance kijkt naar pipeline en denkt: “Dit klopt niet.”

En niemand heeft dezelfde cijfers.

Waarom pipeline misleidend is

1. Deals blijven te lang in de pipeline: Die deal van 6 maanden geleden in “proposal” fase is niet echt actief, maar telt nog steeds mee.

2. Win rate wordt niet meegenomen: €500k pipeline betekent niets zonder context, want als je historisch 20% win rate hebt is je realistische forecast €100k, niet €500k.

3. Timing wordt genegeerd: “Q1 pipeline: €500k” zegt niet wanneer in Q1 dit sluit, en of dat week 1 of week 12 is maakt nogal uit.

Hoe je van pipeline naar forecast gaat

Stap 1: Clean je pipeline

Deals ouder dan 90 dagen zonder activiteit? Niet in de forecast. Deals in “proposal” langer dan 30 dagen? Vraag sales: is dit echt actief?

Stap 2: Apply win rate per stage

• Lead: 5% kans
• Qualified: 15% kans
• Meeting: 30% kans
• Proposal: 50% kans
• Negotiation: 75% kans

€100k deal in “Proposal” = €50k in je forecast €100k deal in “Lead” = €5k in je forecast

Stap 3: Add timing

Vraag per deal: wanneer verwachten we beslissing?

Dan krijg je:

• Week 1: €75k expected close
• Week 2: €45k expected close
• Week 3: €120k expected close

Dat is een forecast. Niet: “Q1: €500k”.

De formule

Forecast = (Deal value × Win rate voor die stage × Close probability deze maand)

Voorbeeld:

Deal A: €50k in “Proposal” stage, verwachte close volgende week

• Win rate “Proposal”: 50%
• Timing: deze maand = 100%
• Forecast: €50k × 0.5 × 1.0 = €25k

Deal B: €100k in “Qualified” stage, verwachte close over 2 maanden

• Win rate “Qualified”: 15%
• Timing: deze maand = 0%
• Forecast: €0 voor deze maand

Wat je in je CRM moet tracken

Per deal:

1. Current stage (dropdown)
2. Expected close date (date field)
3. Deal value (number)
4. Last activity date (auto-update)

Per stage: 5. Historical win rate (calculated field)

Dan kan je rapport bouwen: “Expected revenue next 30 days”.

Weekly forecast meeting (15 minuten)

Agenda:

1. Deals verwacht te sluiten deze week: update status
2. Deals die vorige week zouden sluiten maar niet sloten: waarom?
3. Nieuwe deals added: realistische close date?

Geen presentaties. Gewoon je CRM openen en per deal door.

Als je niet door je hele forecast kan in 15 minuten, heb je te veel rommel in je pipeline.

Rode vlaggen

“Alle deals sluiten eind van het kwartaal”

Niet realistisch. Deals sluiten door het kwartaal heen. Als alles op week 12 staat: sales pushed timing zodat het “binnen Q1” valt.

“Win rate is 80%”

Tenzij je alleen enterprise deals doet na 6 maanden qualifying: bullshit. B2B average is 20-30%. Als jouw win rate structureel boven 50% zit, ben je te voorzichtig met pipeline toevoegen.

“We forecasten niet, we kijken gewoon naar pipeline”

Dan plan je niets. Je reageert. Finance kan geen beslissingen nemen. Hiring wordt gokken.

Wat je niet moet doen

• Historic deals meenemen die al “closed lost” hadden moeten zijn (clean eerst)
• Iedereen hun eigen forecast laten maken zonder criteria (chaos)
• Forecast 1x per kwartaal doen (te laat om bij te sturen)

De realiteit

Je forecast klopt nooit 100%. Deals verschuiven. Deals vallen weg. Nieuwe deals komen binnen.

Maar: een forecast van €100k met 20% foutmarge is beter dan “we hebben €500k in de pipeline” zonder context.

Finance kan plannen met ±20%. Finance kan niets met “geen idee”.

Simpele test

Open je CRM. Filter: “Deals expected to close this month”.

Sorteren op close date. Per deal:

• Is dit realistisch?
• Is er recente activiteit?
• Heeft sales hier deze week over gesproken?

Als 30%+ van je “expected to close” lijst niet realistisch is: je forecast is gebaseerd op hoop, niet data.

Start hier: Pak je 10 grootste deals in pipeline. Vraag per deal: realistische win kans? Realistische timing? Dat is je forecast voor de komende 30 dagen.