HubSpot deal stages die sales écht gebruikt

Sales gebruikt slechts 3 van je 12 deal stages en de rest wordt gewoon overgeslagen. Dit gebeurt omdat er te veel stages zijn, de criteria onduidelijk zijn, en er geen duidelijke logica is.

Zo fix je het.

Het probleem

Te veel stages:

Lead → Contacted → Qualified → Demo Scheduled → Demo Complete 
→ Proposal Sent → Negotiation → Verbal Commit → Contract Sent 
→ Contract Signed → Onboarding → Won

Dit zijn 12 stages, en sales denkt: “Fuck it, ik zet alles op Negotiation.”

Onduidelijke criteria:

Wat is het verschil tussen “Qualified” en “Demo Scheduled”? Sales weet het niet, jij weet het niet, en niemand anders weet het ook.

Wat wel werkt: 7 stages max

1. New Lead
2. Qualified
3. Demo Done
4. Proposal Sent
5. Negotiating
6. Closed Won
7. Closed Lost

7 stages in totaal - duidelijk, logisch, en sales gebruikt ze allemaal.

De setup in HubSpot

Stap 1: Audit je huidige pipeline

Settings → Objects → Deals → Pipelines

Check hoeveel stages je hebt (meer dan 8 is te veel), welke stages worden geskipped (check deal history), en welke stages onduidelijk zijn.

Query in reporting:

Report type: Deals
Group by: Deal stage
Filter: Create date is last 90 days

Zie je stages met 0-2 deals? Delete them.

Stap 2: Nieuwe pipeline maken

Settings → Objects → Deals → Create pipeline

Pipeline naam: Sales Pipeline (of: B2B Pipeline, Enterprise Pipeline)

Stages:

Stage 1: New Lead

• Win probability: 10%
• Exit criteria: “First call scheduled OR discovery call done”
• Who owns: SDR or AE

Stage 2: Qualified

• Win probability: 20%
• Exit criteria: “BANT check done (Budget, Authority, Need, Timing)”
• Required fields: Budget range, Decision maker role, Timeline

Stage 3: Demo Done

• Win probability: 40%
• Exit criteria: “Product demo completed, next steps agreed”
• Required fields: Demo date, Champions identified

Stage 4: Proposal Sent

• Win probability: 60%
• Exit criteria: “Proposal sent to decision maker”
• Required fields: Proposal link, Expected close date

Stage 5: Negotiating

• Win probability: 80%
• Exit criteria: “Final terms being discussed”
• Required fields: Blockers, Negotiation notes

Stage 6: Closed Won

• Win probability: 100%
• Required fields: Close date, MRR/ARR, Contract link

Stage 7: Closed Lost

• Win probability: 0%
• Required fields: Lost reason (dropdown), Competitor (if applicable)

Stap 3: Required properties per stage

Settings → Objects → Deals → Properties

Voor “Qualified” stage: Make required

• budget_range (Dropdown: <10k, 10-50k, 50-100k, 100k+)
• decision_maker_role (Text)
• timeline_to_close (Dropdown: <30 days, 30-60, 60-90, 90+)

Voor “Demo Done” stage: Make required

• demo_date (Date)
• demo_attendees (Text)
• next_steps (Text)

Voor “Proposal Sent” stage: Make required

• proposal_link (URL)
• proposal_amount (Number)
• expected_close_date (Date)

Voor “Closed Lost” stage: Make required

• lost_reason (Dropdown: Price, No budget, Chose competitor, No response, Timing, Other)
• lost_to_competitor (Text - if applicable)

Dit forceert sales om data in te vullen, want er is geen stage wijziging mogelijk zonder info.

Stap 4: Automation toevoegen

Workflow 1: Stage 2 → Qualified

Trigger: Deal stage changed to “Qualified”

Actions:

• Create task: “Schedule demo within 48 hours”
• Send Slack notification to AE: “Deal qualified: {{deal.name}}”

Workflow 2: Stage 4 → Proposal Sent

Trigger: Deal stage changed to “Proposal Sent”

Actions:

• Create task: “Follow up on proposal in 3 days” (Delay: 3 days)
• Log activity: “Proposal sent on {{current_date}}”
• Update deal property: last_proposal_date = today

Workflow 3: Stage 5 → Negotiating

Trigger: Deal stage changed to “Negotiating”

Actions:

• Create task for manager: “Review deal: {{deal.name}}”
• Send email to AE with negotiation checklist

Workflow 4: Won/Lost automation

Trigger: Deal stage changed to “Closed Won”

Actions:

• Create deal in CS pipeline (for onboarding)
• Send internal notification: “Deal won! 🎉 {{deal.amount}}”
• Add contact to “Customer” list
• Remove from all sales sequences

Trigger: Deal stage changed to “Closed Lost”

Actions:

• Send internal notification with lost reason
• Add contact to nurture campaign (re-engage in 6 months)
• Create task for manager: “Review lost deal”

Stap 5: Stage exit criteria documenteren

Maak een Sales Playbook (kan in HubSpot Knowledge Base of Notion):

Template per stage:

## Stage: Qualified

### Entry criteria:
Discovery call completed, BANT questions answered, en contact is decision maker of geïntroduceerd aan decision maker.

### Required actions:
Fill in Budget Range, document Decision Maker Role, set Expected Close Date, en schedule demo.

### Exit criteria (move to Demo Done):
Demo is scheduled en confirmed, decision maker zal demo bijwonen, en use case is duidelijk.

### Common mistakes:
❌ Moving to Qualified without budget discussion
❌ No decision maker identified
✓ Clear next steps agreed

Share dit met het sales team, hang het op de muur, en noem het in meetings.

Stap 6: Deal rot voorkomen

Probleem: Deals blijven maanden in “Negotiating” hangen.

Oplossing: Automated reminders

Workflow: Stale deal alert

Trigger: Deal last modified date is more than 14 days ago

Filter: Deal stage is NOT “Closed Won” AND NOT “Closed Lost”

Actions:

• Create task for deal owner: “Update or close deal: {{deal.name}}”
• Send email: “This deal hasn’t been updated in 2 weeks. Next steps?”

Stap 7: Win rate per stage tracken

Create custom report

Report type: Deals
Visualization: Funnel

Stages:

• New Lead → X deals
• Qualified → Y deals (conversion %)
• Demo Done → Z deals (conversion %)
• etc.

Key metrics:

• Lead → Qualified conversion (target: >60%)
• Qualified → Demo Done (target: >80%)
• Demo Done → Proposal Sent (target: >70%)
• Proposal → Closed Won (target: >40%)

Als een stage <40% conversion heeft is er een probleem. Bijvoorbeeld: Demo Done → Proposal Sent van 30% betekent dat demo’s niet goed zijn, en Proposal → Won van 20% betekent dat proposals te duur of slecht getimed zijn.

Common mistakes

#1: Stages based op sales acties, niet buyer journey

Verkeerd:

• “Proposal Created”
• “Contract Sent”
• “Followed Up”

Goed:

• “Proposal Reviewed” (buyer heeft het gezien)
• “Contract Negotiation” (buyer is in gesprek)
• “Decision Made” (buyer heeft besloten)

#2: Geen required fields

Sales skipt stages omdat ze geen data willen invullen. Fix: maak critical fields required zodat sales niet door kan zonder invullen.

#3: Te veel custom pipelines

Je hebt een SMB Pipeline met 10 stages, Mid-market Pipeline met 12 stages, en Enterprise Pipeline met 15 stages, waardoor sales niet weet welke te gebruiken en er chaos ontstaat. Better: één pipeline met verschillende deal types via een property.

Advanced: Multiple pipelines wanneer?

Gebruik aparte pipeline als:

1. Fundamenteel andere sales proces

   • Direct sales (call → demo → close in 2 weeks)
   • Channel sales (partner → POC → contract in 6 months)

2. Verschillende metrics

   • SaaS deals (MRR, ARR tracking)
   • Services deals (Project value, hourly rate)

3. Andere teams

   • Sales team A (outbound)
   • Sales team B (inbound)

Niet maken als: Het alleen om andere deal sizes gaat (gebruik deal properties), alleen om andere producten (gebruik deal properties), of omdat “we meer detail willen” (maak stages niet complexer).

Klaar

Je hebt nu 7 heldere deal stages, exit criteria per stage, required fields om data te forceren, automation voor follow-ups, en win rate tracking. Sales weet nu welke stage elke deal heeft, wat ze moeten doen om door te gaan, en wanneer een deal echt “Qualified” is.

Volgende stap: Monitor stage duration, want als deals >30 dagen in “Proposal” hangen is er iets mis.