Handmatige processen vreten 10-15 uur per week

Elke week hetzelfde:

• Leads kopiëren van HubSpot naar Salesforce
• Data exporteren naar Excel voor management report
• Contact updates handmatig synchroniseren
• Taken toewijzen via Slack omdat je CRM het niet doet

Je betaalt duizenden euro’s per maand voor je CRM. En je team werkt alsof het 2005 is.

Waarom dit gebeurt

“We hebben het altijd zo gedaan.”

Dat is het antwoord. Niet omdat het efficiënt is. Maar omdat niemand de tijd heeft genomen om het te fixen.

En elke week die voorbij gaat, wordt de pijn gewoon “normaal”.

Wat het echt kost

10 uur per week handmatig werk × €50 per uur = €500 per week

Dat is €26.000 per jaar. Aan werk dat een computer in 3 seconden kan doen.

Maar de echte kosten zijn niet de uren. De echte kosten zijn:

• Fouten (want mensen maken fouten bij copy-paste)
• Vertraging (want handmatig werk duurt tijd)
• Frustratie (want niemand wil dit werk doen)

Welke processen je moet automatiseren

1. Lead assignment

Een lead komt binnen, wordt automatisch assigned aan een sales rep op basis van regio/product/size, en er gaat een notificatie uit. Geen handmatig toewijzen, geen “wie heeft tijd?”, maar volledig automatisch.

2. Data sync tussen systemen

HubSpot en Salesforce synchroniseren automatisch en real-time. Niet elke vrijdag een export doen, maar elke data update wordt direct gesynchroniseerd.

3. Status updates

Contact reageert niet na 3 follow-ups → status wordt automatisch “cold”
Deal zit 30 dagen in “proposal” zonder activiteit → notificatie naar sales manager

Geen handmatig checken. Het systeem checkt het.

4. Rapportage

Niet: elke maand een Excel rapport bouwen
Wel: dashboard dat automatisch update

Als je meer dan 10 minuten besteedt aan een rapport, automatiseer het.

Hoe je begint

Stap 1: Track waar tijd naartoe gaat

1 week lang. Elke keer dat iemand iets handmatig doet dat een computer kan doen: schrijf het op.

Na 1 week heb je een lijst. Sorteer op: hoe vaak gebeurt dit?

Stap 2: Automatiseer de top 3

Niet alles tegelijk. Pak de 3 dingen die het meest voorkomen.

1 ding per week automatiseren. Na 3 weken heb je 80% van het probleem opgelost.

Stap 3: Train je team

Het proces is geautomatiseerd. Maar je team moet weten hoe het werkt.

10 minuten uitleg. Geen 3-daagse training. Gewoon: “Dit gebeurt nu automatisch, zo werkt het.”

Wat je niet moet doen

• Alles tegelijk willen automatiseren (gefocust blijven)
• Complexe workflows bouwen die niemand snapt (simpel = beter)
• Automatiseren zonder je team te vragen wat ze nodig hebben (zij weten waar de pijn zit)

De grootste blocker

“We hebben geen budget voor automation.”

Je hebt geen budget om het NIET te doen. Je betaalt nu €26k per jaar voor handmatig werk.

Automation kost misschien €5k setup. En dan nooit meer.

Realistische verwachting

Je gaat niet van 15 uur handmatig werk naar 0 uur.

Maar je kan wel van 15 uur naar 3 uur. Dat is 80% tijdsbesparing.

Die resterende 3 uur? Dat zijn edge cases die handmatige aandacht nodig hebben. En dat is oké.

Start hier: schrijf 1 week lang op welk handmatig werk je doet dat een computer kan doen.

Die lijst is je roadmap.