Je CRM adoptie is 40% (zo krijg je het naar 90%)

Je CRM report zegt: “40% of users logged in this week.”

60% van je sales team gebruikt je CRM niet.

Die 60% werkt in spreadsheets. Of Notion. Of hun geheugen.

Je betaalt €10k/jaar voor een tool die meer dan helft van je team negeert.

Waarom teams hun CRM niet gebruiken

1. Het is te traag

Een sales rep wil snel een contact opzoeken, het CRM laadt 15 seconden, dus de rep gebruikt Google in plaats daarvan.

2. Te veel velden

Het “Create new contact” formulier heeft 47 velden voor company size, industry, role, budget, timeline en pain points. De rep denkt “Ik wil gewoon een naam en email opslaan” en slaat het op in de Notes app.

3. Het maakt hun werk niet makkelijker

Het CRM voegt niets toe en vraagt alleen om data in te vullen, statussen te updaten en notities toe te voegen. De rep vraagt zich af “Wat krijg ik ervoor terug?” en het antwoord is niets, alleen management krijgt reports. Dit voelt als admin werk, niet als selling.

4. Te veel stappen

Call met lead → Open CRM → Find contact → Log call → Update stage → Add notes → Save

6 stappen. 3 minuten.

Versus: schrijf het op papier. 10 seconden.

Rep kiest voor papier.

5. Mobile experience is slecht

Rep is onderweg. Wil snel iets checken. Mobile app crasht. Of is verwarrend. Of mist features.

Rep stopt met proberen.

Wat lage adoptie kost

Data gaps:

Management vraagt: “Hoeveel deals zitten in proposal stage?”

CRM zegt: 12.

Realiteit: 23. Want 11 reps tracken deals in Excel.

Decisions worden genomen op basis van 52% van de data.

Lost opportunities:

Lead komt binnen. Gaat naar rep die op vakantie is. Niemand weet het (want niet in CRM). Lead wordt niet opgepakt. Deal verloren.

Onboarding nightmare:

Nieuwe rep start. Moet 3 maanden history opvangen van vorige rep.

Vorige rep heeft niks in CRM gezet. Nieuwe rep moet alles reconstrueren uit emails.

No process enforcement:

Je bouwt workflows: lead komt binnen → auto-assign → auto-email → auto-task.

Maar rep gebruikt CRM niet. Workflow runt niet. Automation faalt.

De verkeerde oplossing: dwingen

Wat bedrijven doen:

“CRM usage is nu verplicht. Wie het niet gebruikt, krijgt geen commission.”

Wat er gebeurt:

Reps voegen fake data toe. “Gebeld met klant. Was goed gesprek.” Zonder details.

CRM adoptie gaat van 40% naar 80%. Maar data quality gaat van 60% naar 30%.

Je hebt meer data. Maar het is waardeloos.

De juiste oplossing: make it valuable

CRM moet iets opleveren voor de gebruiker. Niet alleen voor management.

Voorbeeld:

Voor:

• Rep moet contact info invullen
• Rep moet call notes toevoegen
• Rep moet stage updaten

Rep krijgt: niets. Alleen “verplichting”.

Na:

• Rep vult email in → CRM enricht automatisch: company, role, LinkedIn, size
• Rep logt call → CRM stelt automatisch follow-up meeting voor (gebaseerd op gespreksnotities)
• Rep checkt CRM → Ziet “3 deals need follow-up” met context waarom

Rep krijgt: tijd bespaard, betere context, reminders om deals niet te verliezen.

Nu wil rep CRM gebruiken. Want het helpt.

8 tactieken om adoptie te verhogen

1. Minimize vereiste velden

Voor:

• 47 velden in “New Contact” form
• Reps skippen het of vullen nonsense in

Na:

• 3 vereiste velden: naam, email, company
• Rest is optioneel of wordt auto-enriched

Setup:

CRM → Settings → Required fields → Uncheck alles behalve essentials.

Enrichment tool (Clearbit, ZoomInfo) vult de rest automatisch.

2. Mobile-first experience

60% van sales werkt onderweg. Als mobile app slecht is: adoptie faalt.

Check:

• Kan rep in 3 taps een contact opzoeken?
• Kan rep in 10 seconden een call loggen?
• Werkt voice-to-text voor notities?

Als nee: fix mobile of accepteer lage adoptie.

Tools:

HubSpot mobile app: Good Salesforce mobile: OK (maar needs customization) Pipedrive mobile: Excellent

3. Maak data entry makkelijker

Email integration:

BCC je CRM email → Emails worden automatisch gelogd → Rep hoeft niks te doen.

Calendar sync:

Google Cal/Outlook sync → Meetings automatisch in CRM → Rep hoeft niet handmatig toe te voegen.

Voice notes:

Rep praat call notes in → AI transcribeert → Gaat in CRM.

Chrome extension:

Rep zit op LinkedIn → Chrome extension: “Add to CRM” button → 1 click, contact is in CRM.

Less friction = more usage.

4. Show value in het moment

Voorbeeld:

Rep opent contact in CRM. Ziet:

• “Last contacted: 14 days ago” (reminder: follow up!)
• “Similar deals closed in 22 days on average” (benchmark)
• “3 other reps at this company” (kan intro maken)

Dit is context die rep niet heeft zonder CRM. Nu is CRM valuable.

Setup:

• Dashboards op contact/deal level (niet alleen management level)
• Insights cards (HubSpot heeft dit, Salesforce via Einstein)
• Notifications die helpen, niet irriteren

5. Gamification (maar dan subtiel)

Leaderboards:

“Top 5 reps by calls logged this week”

Competitief team? Dit werkt. Non-competitief? Skip.

Progress bars:

“You’ve completed 80% of tasks this week!”

Mensen willen 100% zien. Small dopamine hit.

Badges:

”🔥 5 days streak of CRM usage”

Klinkt silly. Maar: het werkt. Mensen houden hun streak.

6. Train anders

Niet: 3-daagse CRM training met 100 slides.

Wel: 10 minuten per week. 1 feature per week.

Week 1: “Hoe je snel een contact toevoegt” Week 2: “Email integration setup” Week 3: “Hoe je call notes efficient logt”

Bite-sized. Actionable. Weekly reinforcement.

7. Rep-led customization

Verkeerde approach:

Admin maakt dashboard. Pusht het naar reps. “Gebruik dit.”

Reps vinden het niet nuttig. Gebruiken het niet.

Betere approach:

Vraag reps: “Welke 3 dingen wil je elke ochtend zien?”

Bouw dashboard op basis van hun input. Nu voelt het als “hun” dashboard.

8. Fix performance issues

Als CRM langzaam is: niemand gebruikt het. Period.

Check:

• Page load time <2 seconden?
• Search results binnen 1 seconde?
• Mobile app responsive?

Als nee: dit is je eerste priority. Snelheid > features.

Fixes:

• Archive oude data (>3 jaar)
• Reduce custom fields/objects
• Optimize integrations (te veel integrations = traag CRM)
• Upgrade tier (soms is het gewoon je CRM plan)

Echt voorbeeld: van 35% naar 88% adoptie

B2B software bedrijf, 25 sales reps

Baseline (35% adoptie):

Problem analysis:

• Reps: “CRM is te traag” (average page load: 8 sec)
• Reps: “Te veel admin” (18 required fields)
• Reps: “Ik krijg er niks voor terug”

Changes (4 weken):

Week 1: Performance

• Archived 4 jaar oude data
• Removed 15 unused custom fields
• Result: page load 2.5 sec

Week 2: Simplify

• Required fields: 18 → 4
• Auto-enrichment via Clearbit
• Email integration (BCC to log)

Week 3: Add value

• Rep-facing dashboards: “Your deals this week”
• Notifications: “Deal X needs follow-up”
• Context cards: “Last interaction was…”

Week 4: Mobile

• Trained team on mobile app
• Voice notes enabled
• Quick actions setup

Result na 2 maanden:

Adoptie: 35% → 88%

Meer importantly:

• Data quality: 45% → 82% (complete fields)
• Forecast accuracy: 61% → 87%
• Time spent on admin: 45 min/dag → 12 min/dag
• Deals lost door dropped follow-ups: 8/maand → 1/maand

ROI: €45k saved + better data = priceless.

Rode vlaggen dat je adoptie probleem hebt

✗ <50% van team logt in weekly ✗ Deals zitten maanden in zelfde stage zonder update ✗ Reps kunnen hun eigen deals niet terugvinden in CRM ✗ Management vraagt reports, reps moeten data “opzoeken” ✗ New reps zeggen: “Niemand gebruikt dit toch?”

Als 3+ van deze: adoptie probleem.

Metrics om te tracken

Weekly:

• % users logged in
• % contacts with complete data
• Average time in CRM per user

Monthly:

• Data quality score (% velden ingevuld)
• Mobile vs desktop usage
• Feature usage (welke features worden gebruikt?)

Als mobile usage <30%: je mobile experience faalt.

What NOT to do

Meer features toevoegen

Je denkt: “Als ik meer features heb, gaan reps het meer gebruiken.”

Verkeerd. Meer features = meer complexiteit = lagere adoptie.

Verplichten zonder waarde toevoegen

“Je MOET CRM gebruiken” zonder uit te leggen waarom het nuttig is.

Result: compliance, geen engagement.

Alles tegelijk veranderen

Week 1: nieuw CRM + nieuwe proces + nieuwe integraties.

Team is overwhelmed. Adoptie crashes.

Better: incremental changes. 1 verbetering per 2 weken.

Snelle wins deze week

Dag 1: Meet huidige adoptie

CRM → Users → Check login frequency.

% weekly active users is je baseline.

Dag 2: Interview 3 reps

“Waarom gebruik je CRM niet?” (of weinig)

Wat ze zeggen:

• Te traag? → Performance issue
• Te veel velden? → Simplify
• Niet nuttig? → Add value

Dag 3: Pick 1 quick win

Niet alles tegelijk. Pick de #1 klacht.

Meest voorkomend: “Te veel admin” → Reduce required fields.

Dag 4-5: Implement + communicate

Make change. Tell team: “We heard you. Dit is nu eenvoudiger.”

Week later: check adoptie. Is het beter?

Tools die helpen

CRM hygiene:

• Insycle (data quality monitoring)
• Scratchpad (less friction for data entry)

Enrichment:

• Clearbit
• ZoomInfo
• Apollo.io

Voice notes:

• Otter.ai (transcribe calls)
• Fireflies (meeting notes)

Chrome extensions:

• HubSpot/Salesforce Chrome extension
• LinkedIn Sales Navigator integration

De realiteit

Je krijgt nooit 100% adoptie. Er is altijd 1 rep die weigert, die werkt in Excel, die op pensioen gaat binnenkort.

Dat is oké.

Target: 80%+ adoptie. Dat is excellent.

En die 80% moet quality data invoeren. Liever 80% good data dan 100% garbage data.

Start hier: Open je CRM. Check active users last 7 days. Dat is je adoption rate. Onder 70%? Interview 3 reps deze week. Vraag waarom ze het niet gebruiken. Die 3 answers zijn je roadmap.